Plan de réversibilité : comment se préparer à changer de fournisseur ?

Les clauses de réversibilité sont bien entrées dans les mœurs des DSI qui les prévoient systématiquement dans les contrats passés avec infogérants, TMA et autres centres de services. Pour autant, l’investissement dans une phase de réversibilité n’est pas une assurance contre l’apparition de difficultés en phase nominale.

À quoi servent alors les phases de réversibilité ? Formations du repreneur, vérification de son aptitude à réaliser les services, transferts de connaissances, transformations des pratiques, initialisation des nouveaux services ? Bien souvent elles se résument à un passage de relais ou une simple transmission d’actifs.

Il est aujourd’hui clair que les réversibilités ne sont utiles que lorsque l’on se donne les moyens d’exploiter leur potentiel et donc de bien les préparer. Pour gagner en efficacité il semble judicieux de prévoir d’appliquer certaines bonnes pratiques et de demander de vraies garanties aux fournisseurs de services. Voici en une série de 3 articles quelques conseils pratiques pour mener à bien votre réversibilité.

Définir une stratégie de sortie avant même de s’engager

La réversibilité désigne les engagements pris par un prestataire pour assurer la transmission des informations nécessaires à la reprise des services ou à leur transmission à un tiers ainsi que le transfert des actifs qui ont été confiés au prestataire ou qui ont été produits pour le compte du client.

Préparer une réversibilité c’est aussi assurer le caractère réversible de la position du fournisseur tout au long du contrat. Celui-ci doit garantir la transférabilité des prestations qu’il propose en mettant en place, autant que faire se peut, des solutions aux standards du marché et en garantissant l’interopérabilité des données traités. Ces points doivent donc être discutés et contractualisés avant toute prise d’engagement.

Moins fréquemment abordés en phase de contractualisation, les modalités pratiques de la phase de réversibilité ne sont pas moins importantes : Qui est responsable de la formation du repreneur ? Qui est responsable du bon déroulement du projet ? Quels sont les critères de bascule en phase nominale ? Quels sont les critères justifiant d’une sortie anticipée du contrat ou impliquant le passage à la table des négociations ?

Réversibilité : des premiers mois décisifs

En conséquence, même si les conditions générales de réversibilité ont été impérativement posées dans l’appel d’offres et le contrat, une première version du plan de réversibilité doit impérativement être entérinée au début de phase nominale.

Ce principe s’explique principalement par la nécessité d’assurer la qualité du plan et les modalités de transfert avant que le prestataire ne soit certain de sa non-reconduction. Bien que d’un point de vue juridique il sera tenu d’assurer le transfert de flambeau, un fournisseur « sortant » sera moins enclin à accepter les désidératas du repreneur ou du client concernant l’organisation détaillée de la phase de réversibilité.

Outre ces considérations commerciales, valider une première version d’un plan de réversibilité dès la transition permet d’initier une dynamique d’amélioration continue du document et un plan d’actions concret à dérouler dans le temps.

Une préparation dans la durée nécessaire pour une transition sans risques

Les efforts fournis par les prestataires entrants en phase d’initialisation et la motivation des premiers travaux sont l’occasion d’établir :

• une liste des sujets à adresser dans le temps pour améliorer les conditions de réversibilité des prestations ;
• un état des lieux précis des inventaires d’actifs matériels et immatériels ;
• une étude sur la complétude et la mise à jour des référentiels documentaires.

Cependant, cette démarche n’est possible que si le prestataire s’engage à mobiliser ses acteurs dans la durée pour réaliser des mises à jour biannuelles du plan d’assurance qualité et plan de réversibilité.

Se fixer pour objectif de sécuriser la réversibilité dès les premiers jours de la prestation ne remet pas en question la relation de partenariat naissante entre deux acteurs économiques. C’est au contraire un moyen de sécuriser la relation dans la durée en adressant certains principes essentiels au quotidien comme la formation continue des équipes et le maintien des compétences.

Pour les mêmes raisons il est conseillé de maintenir la pression sur les activités gestion de configuration tout au long du contrat : maintien d’une documentation et de bases de données à jour, mise au clair de la gestion des licences si nécessaire, élaboration au fil de l’eau de supports de formations et d’un plan d’assurance qualité décrivant les processus applicables, etc. Les efforts fournis par les prestataires entrants et les clients permettent d’améliorer la prestation rendue, sa documentation et, par ricochet, ils facilitent le transfert de responsabilité.

En tout état de cause, les conditions de réversibilité des prestataires sortants doivent être maîtrisées et les contraintes connues avant la décision de lancer un nouvel appel d’offres, le choix de lancer un nouveau prestataire ou de mettre en place une nouvelle technologie. Pour cela il est vivement conseillé de faire jouer les clauses d’audit pour vérifier les bonnes conditions de réversibilité avant de lancer un appel d’offres. La mise en place d’un plan d’actions suite à un audit sera l’occasion pour le prestataire de se mettre à niveau et de prouver sa motivation pour voir son contrat renouvelé de gré à gré.

Bonnes pratiques du plan de réversibilité

Lors de son initialisation, en début de prestation, priorisez uniquement la rédaction des éléments invariables ou n’évoluant que rarement dans la durée : plans de formation, type de connaissances requises, modalités pratiques d’observation de réalisation ou de simulation d’activités, etc. Ne définissez pas à l’avance la durée des phases mais seulement une fourchette de temps dans laquelle les fournisseurs doivent s’inscrire.

En effet, un plan trop détaillé devient compliqué à négocier après la notification de la réversibilité. Tout ce qui peut rester flexible et inclus dans le cadre du prix forfaitaire fixé entre les parties est à préciser dans la dernière mouture du plan; celle qui prend en compte les contraintes du repreneur.

En revanche, prévoyez et faîtes chiffrer à l’avance l’impact de plusieurs scénarios afin d’éviter les surprises: externalisation en offshore (coût d’une transition en anglais, logistique liée aux formations à distance, traductions de documents…), réversibilité partielle, internalisation des services, etc.