Software asset management : comment enfin mieux gérer vos licences ?

Selon une étude publiée par Flexera Software et IDC, 85% des entreprises utiliseraient à leur insu plus de logiciels que ce que leurs contrats avec les éditeurs leur permettent. Ce chiffre important et l’actualité récente (litiges AFPA et CARREFOUR) soulignent la difficulté croissante qu’ont ces entreprises à appréhender correctement la gestion de leurs actifs logiciels (Software asset management).

Des actifs logiciels de plus en plus nombreux et difficiles à gérer

Les SI sont aujourd’hui omniprésents dans toutes les fonctions de l’entreprise et s’appuient sur un nombre croissant de briques logicielles marché. Il va sans dire que le volume d’utilisation de chaque actif est en hausse du fait de la multiplication des utilisateurs et des supports (laptops, smartphones, tablettes et autres équipements mobiles…). Les SI sont en outre de plus en plus fortement progicialisés.

Par ailleurs, la gestion de ces actifs s’est complexifiée. On assiste à un recours croissant de technologies de virtualisation, et le BYOD complexifie d’avantage encore le comptage des licences.

En un mot, l’évolution constante du marché des éditeurs ainsi que la diversité et la complexité des modes de licencing ne facilite pas la compréhension des règles à suivre.

Gérer ses actifs logiciels pour couvrir des risques

Une mauvaise gestion des actifs logiciels expose une organisation à des risques majeurs : juridiques, opérationnels et financiers.

Côté juridique, la législation protège le logiciel au titre du droit d’auteur en tant qu’œuvre de l’esprit (article L.112-2 du Code de la Propriété Intellectuelle, suite à la loi n°94-361 du 10 mai 1994) et une mauvaise utilisation, volontaire ou non, est passible d’amendes pouvant s’élever à 1,5 millions d’euros ainsi que d’un blocage des licences utilisées abusivement. Les audits menés par les éditeurs sont de plus en plus fréquents (63% des entreprises ont été auditées au cours des deux dernières années selon l’étude Flexera Software et IDC) et couvrent tous les types d’entreprises, de la PME au grand groupe.

Côté opérationnel, une mauvaise gestion du parc logiciel peut nuire au fonctionnement même de l’organisation. Soit en augmentant la vulnérabilité du système d’information (logiciels non mis à jour avec les derniers patchs de sécurité, parc non couvert dans son intégralité par les logiciels de protection). Soit en créant des problèmes de compatibilité entre les licences et les équipements utilisés pour les supporter : un exemple pouvant être l’arrêt d’une partie de l’activité à cause d’une application qui ne fonctionne plus suite à sa migration sur un nouveau serveur, la licence logicielle étant liée à la configuration matérielle du serveur initial.

Enfin, côté financier, les risques majeurs identifiés peuvent être liés aux risques mentionnés ci-dessus, auxquels il faut ajouter de potentiels surcoûts liés à une surestimation du nombre de licences comparée au besoin effectif.

Centraliser le software asset management

Dans le cadre du lancement d’une démarche d’optimisation des actifs logiciels, l’enjeu majeur est lacentralisation des activités d’achats et de procurement. Dans le cas d’une organisation divisée en plusieurs branches ou entités, il est conseillé qu’une seule entité collecte et gère toutes les demandes (procurement). Il est également fortement préconisé qu’une seule division Achat gère les négociations et les achats de logiciels pour l’ensemble de l’organisation.

Une telle centralisation est un puissant levier d’optimisation permettant d’acquérir une vision consolidée de l’ensemble des besoins et de bénéficier d’une mutualisation à l’échelle de l’organisation toute entière, ce qui contribue à accentuer le pouvoir de négociation auprès des éditeurs.

6 clés pour professionnaliser votre software asset management

Le Software asset management a pour but d’industrialiser la gestion des actifs. A ce titre, voici 6 clés pour mener à bien cette professionnalisation :

1. Mettre en place un cadre méthodologique clarifiant les rôles et responsabilités des différents acteurs qui permettra de fluidifier leurs interactions, d’éclaircir les conditions d’utilisation des logiciels et de responsabiliser les utilisateurs finaux
2. Mettre en œuvre et maintenir un référentiel unique des licences pour disposer d’une vision globale et à jour de l’état des actifs logiciels
3. Réguler l’ensemble des demandes remontées par le Service management afin d’en vérifier la pertinence et éviter les achats superflus
4. Mettre sous contrôle la transition entre l’achat et le déploiement des licences pour éviter l’utilisation d’une licence différente du besoin initialement remonté (par exemple l’installation de la licence sur un autre serveur que celui identifié à la commande)
5. Analyser les modes de licensing des fournisseurs pour accompagner les Achats et pour vérifier la conformité logicielle et détecter et limiter les occurrences de mauvaise utilisation de logiciels (par exemple en mettant en œuvre des audits ponctuels en anticipation de ceux des éditeurs)
6. Mettre en place une veille technologique afin d’anticiper les évolutions du marché

Nommer votre gestionnaire de licences, véritable chef d’orchestre de la performance

La création d’un rôle de gestionnaire de licences (Software asset manager) permet d’accélerer et de fiabiliser dans la durée la mise en place d’une démarche de Software asset management. Il coordonne la multiplicité des acteurs impliqués dans la gestion des actifs logiciels.

En effet, en fonction de la complexité des organisations, des acteurs aussi bien techniques qu’administratifs sont sollicités à certaines étapes de la gestion des actifs logiciels.

• Les acteurs techniques gèrent les activités de Service management (gestion des demandes métier), de définition des stratégies IT (politique IT, normes et standards), de déploiement et de réalisation d’inventaires.
• Les acteurs administratifs gèrent le procurement et les achats ainsi que l’aspect budgétaire (contrôle de gestion).
• A ces deux populations s’ajoutent les utilisateurs finaux qui utiliseront les postes de travail ou les serveurs sur lesquels seront installées les licences.

Le rôle principal du gestionnaire de licences est de synchroniser les demandes et besoins des acteurs. Sur le long terme, la mise en place de ce rôle sécurisera les actions permettant à une organisation de correctement dimensionner ses besoins en logiciels et de disposer d’une visibilité lui permettant d’anticiper ses échéances et besoins futurs, tout en mettant sous contrôle les risques de mauvaises surprises lors d’éventuels audits.

Les bénéfices apportés par le Software asset management sont donc nombreux et il est fondamental qu’il soit considéré comme un levier d’optimisation important au sein des organisations. Toutes les recommandations ci-dessus permettent de poser les bases d’une gestion pérenne des actifs logiciels. Elles permettent de rééquilibrer les relations existantes avec les fournisseurs, mais aussi de s’essayer avec sérénité à un marché innovant mais prometteur, celui des logiciels de seconde main.