Les 7 règles d'orpour une Digital Workplace durable

La première étape consiste à identifier clairement les différents postes d’émission afin de pouvoir définir des objectifs et une véritable trajectoire de réduction d’empreinte carbone.

L’exercice de collecte et de consolidation des inventaires étant souvent chronophage, il est important de s’outiller pour l’automatiser et le rendre pérenne. On assiste aujourd’hui à l’apparition de nombreux outils spécifiques à la mesure et optimisation de l’empreinte carbone de l’environnement de travail numérique : MyITFootprint d’Aguaro, Greenmetrics, Rzilient…

Cette mesure est un point de départ obligatoire pour permettre de prioriser les actions les plus impactantes et de quantifier les gains carbone associés.

Le volume d’équipements joue un rôle déterminant dans l’empreinte carbone. On constate très régulièrement un nombre d’équipements bien supérieur au nombre de collaborateurs. Par ailleurs, la période COVID a vu une explosion du nombre d’équipements, notamment d’écrans au bureau avec les positions de travail en flex-office et le télétravail.

Pour y remédier, il s’agit tout d’abord de rationaliser le nombre d’équipements en évitant la double (voire triple) dotation. Une simple règle de 1 équipement par collaborateur permet de limiter leur volume dans la durée.

Un autre axe d’optimisation est l’autorisation d’utiliser son équipement personnel dans le cadre professionnel (pratique connue sous le nom de BYOD – Bring Your Own Device) ou d’utiliser l’équipement de son entreprise à des fins personnelles. Ces politiques s’appliquent plus facilement à des usages spécifiques (prestataires, commerciaux terrain, etc.), mais ont encore du mal à se généraliser pour des raisons de sécurité.

Par ailleurs, il est également recommandé d’étudier l’usage de postes de travail virtuels (VDI – Virtual Desktop Infrastructure, SBC – Session Border Controller). C’est le cas d’un acteur du secteur de l’assurance qui a équipé majoritairement ses prestataires avec des bureaux virtuels. Il faut cependant veiller à ce que l’empreinte carbone de ces solutions ne soit pas supérieure à celles des équipements qu’elles remplacent.

Embarquer les principaux fournisseurs IT dans l’atteinte des objectifs de réduction carbone est indispensable.

Cela passe en amont par une sensibilisation aux objectifs de décarbonation de l’entreprise et par l’intégration de critères responsables dans les différents appels d’offres. Il s’agit ici de valoriser les fournisseurs avec des stratégies RSE matures et des produits davantage éco-conçus permettant de limiter l’empreinte carbone de manière durable. Cette politique peut, entre autres, privilégier l’achat d’équipements reconditionnés et mettre en avant les fournisseurs engagés.

Une autre politique également vertueuse est de ne pas renouveler le matériel de façon systématique et ainsi ne pas encourager une course effrénée aux nouvelles technologies.

De nombreux acteurs intègrent aujourd’hui des critères environnementaux dans le cadre d’appels d’offres pour le choix de matériel informatique.

Proposer aux utilisateurs des équipements adaptés à leurs besoins. Cela passe par la définition de personae (profils-type) qui bénéficient d’un matériel différent : un développeur n’a pas les mêmes besoins qu’un utilisateur administratif par exemple. De même, tous les collaborateurs n’ont pas nécessairement besoin de recevoir une souris, un clavier, un casque, un sac à dos… lors de leur arrivée dans l’entreprise.

Cette bonne pratique permet de limiter le recours à des modèles trop puissants potentiellement plus impactants pour l’environnement ou d’éviter de doter les collaborateurs d’équipements qui resteraient dans leur placard.

Responsabiliser et embarquer chaque personne dans l’approche en indiquant le poids carbone des modèles dans le catalogue IT permet également de limiter les renouvellements et d’orienter les nouveaux usages vers plus de sobriété.

Il s’agit d’une mesure phare permettant une réduction directe de l’empreinte carbone en amortissant le poids carbone de la fabrication sur un nombre d’années plus important.

Il est essentiel d’encourager les collaborateurs à prendre soin de leurs équipements et de les sensibiliser à l’impact carbone positif de cette action. Pour information, la durée de vie moyenne d’un smartphone est d’un peu plus de trois ans et celle d’un laptop est de moins de cinq ans (focus sur la durée de vie des équipements Wavestone). Attention néanmoins à ne pas faire exploser le nombre d’incidents générés au support informatique et à la qualité perçue par les utilisateurs.

En termes d’usage, des outils de gestion de la consommation électrique peuvent aider à réduire la consommation d’énergie du matériel informatique, ce qui peut contribuer à prolonger la durée de vie de la batterie (qui est souvent un point problématique). Il s’agit notamment d’utiliser des modes veille, d’éteindre les appareils lorsqu’ils ne sont pas utilisés, d’utiliser des blocs d’alimentation à faible consommation d’énergie et d’utiliser autant que faire se peut les équipements lorsqu’ils fonctionnent sur batterie sans être connectés au secteur.

Afin d’éviter un renouvellement systématique et accompagner le prolongement de la durée de vie des équipements, être capable de réparer devient nécessaire.
Cette compétence étant perdue au sein des entreprises, il s’agit ici de recréer la capacité technique de réparer des composants et remplacer des pièces défectueuses.

La logistique autour de la réparation peut s’avérer complexe : des équipements d’appoint seront nécessaires pour que les collaborateurs puissent continuer à travailler et la réparation sur des sites isolés peut faire grimper les coûts. Des partenariats avec des acteurs locaux spécialisés dans la réparation sont ainsi à envisager.

L’indice de réparabilité mis en place depuis 2021 en France par la loi AGEC indique selon une note sur 10 le niveau de réparabilité d’un équipement. Les entreprises peuvent l’utiliser afin d’orienter leurs choix, même si pour l’instant tous les équipements ne sont pas concernés.

Si un équipement n’est plus adapté aux besoins d’un collaborateur il n’est pas pour autant obsolète et une personne ayant des besoins différents peut continuer à l’utiliser. Les applications d’entreprises évoluant et devenant de plus en plus gourmandes en puissance et en mémoire, certains postes pourtant encore utilisables ne sont plus assez performants pour en supporter la charge. Dès lors, ils peuvent être réutilisés par un autre profil au sein de l’entreprise ou être réemployés dans une entité externe.

Il est aussi recommandé de faire don de ses équipements à une association ou identifier un partenaire de confiance pour aider à leur donner une seconde vie en externe. De nombreux acteurs sont présents sur le marché pour réemployer, reconditionner ou recycler le matériel informatique (Olinn, Atf Gaia, AFB, Ateliers du Bocage…). Il s’agit de trouver celui qui convient aux besoins de l’entreprise. Attention néanmoins à l’effacement systématique et complet des données d’entreprise pour éviter toute fuite d’information.

Reste alors à se fixer un objectif concernant le reconditionnement et à instaurer un suivi avec ce nouveau fournisseur. Les accessoires (casques, claviers, souris) sont plus difficilement réemployables, mais des offres commencent à apparaître sur le marché, y compris sur ces segments.