Wavestone a accompagné son client, un centre d’expertise technique dans le secteur de l’énergie, dans la conduite d’une action en trois phrases, avec l’objectif de mobiliser tous les collaborateurs pour renforcer la valeur délivrée. Grâce à son asset Creadesk, le cabinet a pu apporter son expertise en conduite du changement et animation de l’intelligence collective à la fois en présentiel et à distance, et a opéré un transfert de compétences structuré vers les équipes internes. Le tout avec un parti pris méthodologique : mobiliser sur la construction du futur en mettant au centre les besoins et les envies plutôt que de commencer par un diagnostic formel, en mettant au centre les problèmes et les irritants.
1/ Lancement et approfondissement des thèmes clés de travail pour aboutir à des propositions
d’actions
2/ Réalisation des actions, c’est-à-dire définition concrète des nouveaux principes, référentiels, outils, méthodes
3/ Présentation des productions des chantiers à l’ensemble des collaborateurs pour mise en œuvre
Définition et partage de la raison d’être
« Nous avions déjà réalisé un premier diagnostic au sein de notre équipe de direction et avions identifié nos principales faiblesses. Wavestone nous a aidé à impulser une dynamique collective très riche qui a produit un ensemble de recommandations très concrètes. Au-delà de ces axes de progrès, la réflexion collective sur notre raison d’être proposée par Wavestone a été un élément fédérateur essentiel dans cette démarche et constitue aujourd’hui notre boussole dans la réflexion stratégique autour de notre activité.
Nous avons été confrontés à un challenge complémentaire dans le contexte Covid : celui de tenir notre objectif d’appropriation des résultats de la démarche dans le respect du calendrier fixé et malgré la période de confinement. Les outils, méthode de travail et formats de partage proposés par l’équipe de Wavestone ont parfaitement répondu au besoin et ont même démontré à nos équipes que les outils du digital offraient des opportunités de coopération particulièrement efficaces….un bénéfice de la mission qui n’était pas dans le cahier des charges ! Un grand bravo à l’équipe Wavestone qui nous a accompagné avec grand professionnalisme dans cette démarche visant à renforcer notre performance collective. »
Phase 1 : Séminaire de lancement et ateliers d’approfondissement des thèmes clés de travail pour aboutir à des propositions d’actions
La démarche commence en novembre 2019 par un séminaire présentiel du CODIR. On cherche à y préciser les objectifs, choisir et formuler les thématiques de travail, fixer les jalons et les principes communs aux différents groupes de travail et identifier leurs porteurs.
De décembre à début février 2020, les cinq groupes de travail identifiés, animées par des consultants Wavestone, se réunissent chacun trois fois et définissent des propositions d’actions. Ces propositions se basent sur des entretiens réalisés par les membres des groupes avec leurs collègues. Le parti pris de réaliser les entretiens avec les membres des groupes de travail en lieu et place de l’équipe d’intervention renforce leur légitimité et leur engagement dans les travaux.
Début février, un séminaire présentiel réunit le CODIR et l’ensemble des contributeurs des groupes de travail dans le but de partager les propositions d’actions et de décider collectivement des actions prioritaires. Comme pour le séminaire de novembre, les méthodes d’animation très dynamiques comme les puzzles magiques ; les pitchs ; le forum ouvert ou encore le jeu de l’enveloppe permettent de maximiser la compréhension des propositions d’action des groupes et d’aboutir à une décision de priorités sur la base d’un raisonnement transverse indépendant de l’origine des propositions.
Tout au long de cette période, le Creadesk a apporté ses ressources et méthodes innovantes pour dynamiser les temps forts et engager les collaborateurs. Ces techniques d’animation comme le Story Telling of Things ; le 5 en 5 Popcorn ; le Speedbrainstorming ou encore les images inspirantes s’appuient sur le Larousse de l’animation du Creadesk : le répertoire des méthodes d’animations testées et approuvées par les équipes de Wavestone.
Phase 2 : Réalisation des actions de définition concrète des nouveaux principes, référentiels, outils et méthodes
Suite au séminaire de début février, sept chantiers de production sont lancés avec pour objectif de produire les nouveaux référentiels, outils et méthodes communs à l’ensemble des équipes du client. Le mois de février permet de préciser le cadrage de chaque chantier, de définir la méthode de travail et de constituer les équipes. Très rapidement, le confinement arrive, avec la priorité au télétravail et la limitation des réunions présentielles. Les chantiers se réunissent donc à distance. Au cours de cette phase, une communication d’avancement est adressée à tous les collaborateurs fin avril et fin juin, sous la forme d’une infographie. Par ailleurs, la finalisation des productions est échelonnée entre fin avril et fin septembre en fonction de la complexité des sujets et de la disponibilité des contributeurs.
Définition et partage de la raison d’être
Pour renforcer le sens stratégique et managérial de la démarche, le CODIR décide de formaliser la raison d’être.
Suite aux premières réflexions sur la définition de la raison d’être produites par le CODIR, deux ateliers de présentation et de critique sont organisés avec des managers et des collaborateurs. Ces ateliers sont essentiels pour aboutir à la version finale de la raison d’être qui combine des éléments « existants » et des éléments nouveaux en débat, qui ont pour buts de déclencher prise de conscience et action.
La raison d’être constitue un point de départ très explicite pour les sept chantiers. De plus, une importante partie des contributeurs ayant participé à la fois aux chantiers et à l’élaboration de la raison d’être, le lien entre les deux s’en retrouve encore renforcé. Sa formulation est ainsi finalisée début mars. Il s’agit alors de la communiquer de telle manière qu’elle soit comprise et qu’elle déclenche progressivement des changements. Nous sommes alors en situation de confinement et il est décidé de ne pas attendre pour réaliser des ateliers d’appropriation et d’échange par petit groupes.
Ces ateliers sont donc animés à distance, de fin avril à mi-juin. L’un des outils phares du Creadesk : Mural, un tableau blanc digital, sert de support à ces ateliers et permet à la fois de combiner la parole et l’écriture, et d’utiliser des images. Il permet la production et le partage d’idées lors de temps forts à distance, primordiaux pour maintenir une dynamique d’intelligence collective. Wavestone a proposé des formats d’animation et formé les ambassadeurs du client, qui animent les ateliers, à l’utilisation de Mural et aux principes d’animation, tout en assurant un soutien backoffice au fil des ateliers. Le retour : 90% des collaborateurs qui ont participé à ces ateliers ont été surpris par leur format et par la liberté d’expression permise par les méthodes mises en place.
Les échanges se sont poursuivis au cours de l’été 2020 lors de deux vagues de concertation avec l’ensemble des collaborateurs en utilisant TOGUNA, une application dédiée à l’animation de réflexions collectives à grande échelle. Il s’agissait ici d’amener les collaborateurs à se projeter vers la concrétisation de la raison d’être. Finalement la concertation a permis de renforcer l’importance des sept chantiers engagés et a fait apparaître de nouveaux thèmes de travail pour 2021.
Ces travaux ont été enrichis par le Creadesk et son expertise en outils d’intelligence collective pour maintenir la dynamique du chantier aussi bien à l’échelle de groupes de travail que de l’ensemble de l’entité, malgré la contrainte de la distance. L’utilisation d’outils connus et maîtrisés par l’équipe d’intervention a permis une appropriation par les participants et les animateurs dans un contexte où une adaptation rapide a été nécessaire.
Phase 3 : Présentation des productions des 7 chantiers à l’ensemble des collaborateurs par une campagne de 21 ateliers à distance
Fin septembre 2020, les productions des sept chantiers sont formalisées et validées par le CODIR. La prochaine étape est de les présenter à l’ensemble des collaborateurs pour les mettre en œuvre. Face à la crise sanitaire, un forum ouvert initialement prévu en présentiel doit être adapté au contexte et aux spécificités de l’animation à distance.
Ainsi une campagne de 7 x 3 « capsules » est organisée de mi-octobre à début décembre : les capsules sont au format de présentations et d’échanges de 45 minutes (15’ de présentation, notamment via une vidéo, 15’ d’échange à partir de sollicitations définies à l’avance, 15’ de question-réponse et échange ouvert), et sont positionnées dans le calendrier comme des « rendez-vous » fixes sur la période.
Chaque porteur de chantier anime trois capsules et les collaborateurs s’inscrivent en fonction de leur disponibilité. Wavestone accompagne la conception des capsules et l’ensemble de l’animation est prise en charge en interne. Chaque animateur est formé à l’ingénierie d’animation par l’équipe d’intervention pour prendre en main la conception de séquences collectives avec un maximum d’autonomie.
Une fois de plus, le Creadesk a pu déployer son expertise en animation à distance en adaptant ses outils aux objectifs et au contexte. Ici avec plusieurs dizaines de participants, on utilise un outil de type webinar (Livestorm) et un outil de collaboration (Klaxoon).
En synthèse, les trois principaux apports de l’asset Creadesk :
1/ Un parti pris méthodologique : Lorsque la recherche de causes profondes n’est pas essentielle pour avancer, il est plus pertinent de mobiliser sur la construction du futur en mettant en avant les besoins et les envies plutôt que de commencer par un diagnostic formel centré sur les problèmes et les irritants.
2/ Des outils et méthodes d’animation de l’intelligence collective, adaptés à chaque contexte : présentiel, distanciel, nombre de participants. Dans un contexte de crise sanitaire, la maîtrise des outils et méthodes d’animation à distance s’est avérée particulièrement essentielle pour maintenir la dynamique.
3/ Un transfert de compétences structuré, pour l’animation des ateliers à distance, et pour la réalisation d’entretiens. Lorsque l’on a proposé que les entretiens ne soient pas réalisés par l’équipe d’intervention, mais par les membres des groupes de travail la première réaction a été la surprise et la réticence. Au final ces entretiens entre pairs ont été très important pour démontrer la légitimité des sujets et ont donné envie et confiance aux membres des groupes de travail de faire des propositions engageantes.
