Automatisation du contract management : un gisement d'efficacité

L’objectif de cette publication est de présenter les bénéfices que l’entreprise peut tirer d’un projet d’automatisation de la gestion de ses contrats (encore appelée Contract Management) ainsi que la méthodologie à suivre pour démarrer sur de bonnes bases.

La structure de cet article fait écho au précepte édicté par les start-ups innovantes « Think big, start small, scale fast » qui résume l’approche grâce à laquelle de nombreux projets d’innovations ont réussi :
/ Think Big : construire une vision à long terme de la gestion des contrats
/ Start Small : tester sur un pilote avec un bon potentiel de ROI et un payback rapide
/ Scale Fast : déployer à grande échelle en priorisant les environnements simples

Think big : le contract management est un enjeu pour toute l'entreprise

La gestion des contrats est un enjeu majeur de l’entreprise pour deux raisons: (i) les contrats régissent l’essentiel des relations avec les tiers (fournisseurs, clients, régulateurs, salariés) et (ii) c’est par les contrats que transite l’essentiel des dépenses (contrats d’achat) et des revenus (contrats de vente). Les nouvelles réglementations (GDPR, BCBS 2391, etc.) complexifient la gestion des contrats tandis que le Time-to-Market se raccourcit et impose des délais d’élaboration des contrats de plus en plus courts.

Les principaux apports d’une gestion des contrats automatisée peuvent être résumés ainsi :

Se mettre en conformité en un temps record et faciliter le travail de la direction des risques
Désengorger la direction juridique et gagner en productivité
Permettre à de futurs clients d’élaborer et de signer des contrats à distance
Automatiser l’exécution des engagements d’un contrat

Start small : créer une success story pour convaincre et aller plus loin

Bien démarrer l’automatisation de son processus de Contract Management nécessite d’identifier un périmètre maîtrisé, de mobiliser des sponsors convaincus par la démarche. Les entreprises ayant réussi ce type de projet débutent généralement sur les contrats de travail ou sur les contrats d’achat simples (ces notions sont abordées en détail par la suite) en faisant travailler conjointement la direction juridique et les autres fonctions concernées.
Pour identifier ce périmètre, nous recommandons de passer par 2 étapes : (1) fixer le périmètre fonctionnel des contrats à considérer et (2) identifier les contrats à inclure dans l’initiative en privilégiant les contrats simples.

Scale fast : anticiper l'extension à de nouveaux périmètres

Les manières de gérer un contrat d’achat avec un fournisseur ou un contrat de travail sont assez proches : le contenu de ces contrats est différent mais les processus de création, d’élaboration ou de signature sont semblables.

Pour tirer un maximum de valeur des efforts investis pour automatiser la gestion des contrats sur un premier pilote, nous recommandons d’étendre rapidement l’initiative à de nouveaux périmètres. Il faut explorer d’autres types de contrats, d’autres périmètres fonctionnels, ou encore, ajouter une nouvelle activité du processus de Contract Management.

Optimisation ne rime pas qu'avec digitalisation !

Rendre l'expertise juridique accessible à tous

L’élaboration d’un contrat et surtout, son exécution, requièrent une importante charge de travail et la mobilisation de nombreux acteurs mais la technologie est désormais capable d’assister le Contract Management pour automatiser toutes les tâches administratives à faible valeur ajoutée. La requête peut être réalisée via un Chatbot, qui, par une suite de questions réponses, qualifie le besoin jusqu’à trouver le modèle de contrat à préremplir.

Repenser l'organisation du contract management vers des centres de services partagés spécialisés

Il apparait que le plus fort de l’activité de Contract Management devrait se concentrer dans des Centres de Services Partagés Spécialisés (CSPS). Seuls les contrats confidentiels, à haut risque, ou dont l’automatisation pourrait s’avérer trop complexe resteraient gérés de manière traditionnelle par les juristes. Pour tous les autres contrats, ces CSPS regroupant juristes, para-legals et Contract Managers pourraient gérer la totalité du processus de Contract Management.

Privilégier la conception à l'exécution : l'essor du Smart Contract

Les Smart Contracts sont des contrats s’exécutant de manière automatique après leurs signatures. Il s’agit de programmes informatiques capables d’effectuer diverses vérifications entraînant la réalisation d’actions (fin de contrat, virement bancaire, etc.).
Récemment, Carrefour, Schneider Electric et Axa ont développé des Smart Contracts pour respectivement, tracer la viande, sécuriser le transfert d’informations fournisseur ou rembourser automatiquement leurs clients à la suite d’un retard d’avion. Les contrats automatisables le sont totalement (par des suites de vérifications logiques ne nécessitant pas d’arbitrage) ou en partie (grâce à un programme s’exécutant de manière à faire appel aux parties prenantes pour qu’elles interviennent quand nécessaire).