Dans cette période complexe où plus que jamais entreprises et organisations publiques sont à l’affût de tout gain, il est de bon aloi de viser davantage de résultats avec moins de ressources. Différentes approches technologiques permettent de répondre à cette demande d’amélioration continue de performance. Mais face à ce contexte incertain, où chacun manque de visibilité, où l’agilité s’impose comme la norme, où le travail en distanciel s’est généralisé, quels sont les « bons » choix technologiques à faire pour améliorer l’efficience opérationnelle RH ?
Les principaux leviers d'efficience opérationnelle RH
Si les axes d’amélioration sont nombreux, certains, directement en lien avec la « Fonction RH », s’imposent en priorité. En première ligne, la productivité des équipes RH administratives, ainsi que de celles gérant le capital humain et le développement RH. Viennent ensuite la productivité des managers en tant qu’acteurs clés des processus RH, puis la baisse des coûts de la fonction RH. Sans oublier tout ce qui se réfère à la conformité réglementaire et vise à éviter les pénalités et risques induits.
Il existe néanmoins d’autres leviers de performance, moins tangibles mais qui se révèlent souvent plus prégnants, ayant un impact direct sur l’efficience globale de l’entreprise. La Satisfaction Client, en premier lieu, car elle permet de répondre à des attentes devenues plus exigeantes (par exemple en redéployant plus rapidement les équipes internes disposant des compétences adéquates, au regard d’un carnet de commandes). Mais également la satisfaction des salariés/agents et l’amélioration continue de leur engagement, trop souvent mise de côté, qui s’impose comme une clé incontournable pour diminuer les taux de démission, d’absentéisme, et ainsi de maîtriser les coûts de recrutement.
Jouer sur différents axes technologiques
Très classiquement, la digitalisation et l’harmonisation des processus de gestion RH et de gestion des documents (en apportant des nouveaux services aux utilisateurs, via par exemple un portail salarié/manager/RH, accessible sur tablette ou smartphone …).
Selon l’étude Markess by exægis, 78% des décideurs RH interviewés, “La simplification du quotidien professionnel des collaborateurs (et des managers) doit se faire de plus en plus par la mise en place de nouveaux environnements de travail, intégrant davantage les dimensions digitales”.
L’automatisation est un axe fort d’amélioration de la performance RH. Elle s’impose de plus en plus comme une nécessité, et est notamment apportée par des solutions faisant appel à l’intelligence artificielle, à des agents conversationnels (Chatbots), ou à l’Automatisation des Processus grâce à des Robots (RPA).
Cette automatisation permet de soutenir les gestionnaires RH dans leurs activités opérationnelles (par exemple, pour la gestion administrative et contractuelle, la gestion des mobilités/affectations, la prévention de l’absentéisme…) en se concentrant sur l’accompagnement humain. Elle permet aussi d’apporter une valeur supplémentaire pour les traitements en masse, et de renforcer la sécurisation règlementaire, notamment, pour le contrôle de paie.
Ainsi, le RPA appliqué aux RH permet une économie de ressources de 32% en moyenne sur l’ensemble des processus RH du cycle de vie du salarié, de l’embauche au départ.
La façon dont est organisé / urbanisé le SIRH, ainsi que ses différents composants (socle de données RH, Core RH, solutions innovantes/start-ups, …), est également un axe clé. La transformation digitale augmente les enjeux d’urbanisation des SIRH, imposant une nouvelle logique de construction de ces derniers
Un sujet qui touche de plus en plus d’entreprises, et qui est au cœur des sujets technologiques : l’amélioration de la pertinence et de la qualité des données. Elle permet de disposer de données utiles et fiables pour les Métiers, au “juste prix” d’acquisition, de mise à jour et de restitution (par exemple pour le reporting et les analyses, opérationnels, légaux, et stratégiques).
Trois leviers à étudier pour améliorer l'efficience opérationnelle RH
Dans le contexte actuel de faible visibilité, d’exigence d’agilité, et où le travail en distanciel s’est imposé à toutes les organisations, trois leviers nous paraissent être intéressants à étudier :
La Donnée, pour répondre aux enjeux de pilotage fin et de mobilité (effectif, adéquation des compétences au nouveau contexte, redéploiement rapide des équipes …) imposés par les conséquences économiques de la crise sanitaire.
Une Expérience collaborateur améliorée dans le cadre des relations de travail en distanciel. Des services et des outils digitaux simples d’utilisation doivent permettre de rendre le collaborateur autonome (par exemple dans la fourniture de pièces justificatives administratives numérisées), dans une logique de continuité de service. Elle doit susciter un engagement et une fidélisation plus forte de sa part, et décharger la fonction RH d’opérations de saisie.
Les Systèmes d’information innovants de formation et les plateformes d’apprentissage digitales (plateforme d’apprentissage communautaire, solutions d’aide à la prise en main et à l’ancrage de nouvelles pratiques, Réalité augmentée pour des formations immersives…) pour permettre une accélération de la montée en compétence des salariés et des agents, en mettant en œuvre de nouvelles pratiques de formation en distanciel.
Plus que jamais, il est nécessaire que chaque organisation, publique et privée puisse mener une réflexion en matière d’évolution du SIRH sur le choix des meilleurs leviers technologiques, son urbanisation ainsi que la feuille de route la plus adaptée à son contexte, lui permettant d’atteindre ses objectifs d’efficience opérationnelle RH.
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