Microsoft 365 Copilot : 5 étapes pour réussir votre expérimentation

Il est crucial d’identifier un groupe représentatif pour tester Microsoft 365 Copilot de la façon la plus complète possible. Ce groupe doit ainsi être composé d’une diversité de profils couvrant vos différents besoins : des membres de la Direction (et leurs assistant.e.s), des fonctions transverses (RH, Achats, Juridique, Marketing…), des collaborateurs de l’IT (DIS, développeurs, support…) et surtout des employés issus des différents Métiers. Il est important d’inclure des technophiles comme des moins technophiles, le but étant de couvrir le maximum de cas d’usage et d’obtenir des retours d’expérience variés.

Si certains cas d’usages « bureautiques » sont vite identifiés (efficacité individuelle, génération de contenu, collaboration…), car mis en avant de façon récurrente par Microsoft, il est essentiel d’impliquer activement les collaborateurs à travers des ateliers afin de mettre en lumière les cas d’usage transverses et Métiers.

Pour ne pas disperser les efforts et assurer une évaluation pertinente, il est conseillé de limiter le nombre de cas d’usage à tester et de les prioriser en fonction de leur valeur ajoutée pour votre entreprise, que ce soit en termes de productivité ou d’expérience, et de leur complexité d’évaluation.

L’introduction d’une technologie aussi puissante peut générer des réticences chez vos collaborateurs. Il est donc essentiel d’acculturer et de décomplexer, en présentant l’évolution de leur rôle de « maker » à celui de « checker ».

Il est crucial de sensibiliser aux risques associés à l’utilisation de l’IA, tels que les fuites de données, la paresse intellectuelle ou encore l’impact écologique, mais également de mettre en avant les réussites et les gains de productivité obtenus grâce à celle-ci. A noter également que des discussions avec les Instances Représentatives du Personnel (IRP) et les équipes juridiques devront sans doute avoir lieu pour assurer une intégration transparente et réglementée de l’IA.

Pour une mise en action efficace, Wavestone propose par exemple des fiches de type « Quel prompt pour quel résultat ? », à coupler avec une approche pédagogique basée sur l’apprentissage par la pratique. Enfin, organiser des sessions de démonstration en direct pour chaque produit (Word, Excel, PowerPoint…) permettra d’illustrer concrètement leur utilisation et les bénéfices associés.

Il pourra aussi être intéressant de créer une émulation collective à travers une communauté de vos utilisateurs pilotes, véritables ambassadeurs pour maximiser l’adoption et la remontée de retours en continu.

Enfin il est recommandé de montrer l’exemple pour lancer la dynamique et booster l’adoption en utilisant Copilot pour générer des supports d’accompagnement, en les identifiant par exemple avec un label du type « Powered by IA checked by Human».

Enfin, une fois le pilote en place, il est essentiel de recueillir en continu des données sur la satisfaction des utilisateurs, le taux d’adoption et la performance de l’outil. Ces informations permettront d’évaluer l’impact et la pertinence de Copilot sur l’ensemble des cas d’usages testés, et d’optimiser le potentiel déploiement à grande échelle qui suivra.