Notre recette pour un Contract Management réussi

Les termes Contract Management renvoient vers des activités bien différentes d’une entreprise à une autre. Tel un gâteau au chocolat, l’intitulé est toujours le même mais les recettes varient et les résultats n’ont pas tous le même goût. Nous avons donc souhaité vous partager dans ce document notre recette préférée pour un contract management réussi. Bonne dégustation !

Comme l’atteste la multitude d’offres d’emploi (« Contract Specialist », « Contract Manager », etc.), le Contract Management est un mets de plus en plus prisé. Et pour cause ! La gestion des contrats se complexifie : les entreprises multiplient leurs relations avec des tiers de différentes natures (clients, fournisseurs, partenaires, sous-traitants, etc.), diversifient leurs activités ainsi que leurs pays d’exercice et se plient à un cadre règlementaire de plus en plus strict et complexe. Si l’objectif du Contract Management reste le même, les ingrédients varient d’une entreprise à l’autre et sont à l’origine de résultats disparates. Bien que le contexte (culture d’entreprise, outils en place, contraintes budgétaires et/ou temporelles, etc.) justifie la diversité des approches, nous souhaitons vous partager ici notre recette fétiche pour un Contract management efficace, permettant de tirer toute la valeur ajoutée des contrats de l’entreprise et d’en maîtriser les risques associés.

La relative nouveauté du concept (pour le moins en France) explique une certaine confusion quant à la définition exacte du Contract Management. En effet, le terme est utilisé pour désigner des réalités différentes d’une entreprise à une autre et même souvent d’un interlocuteur à un autre.

La plupart du temps, les entreprises emploient au contraire ce terme pour désigner l’ensemble des activités mises en place pour garantir la bonne application des contrats, de leur signature à leur clôture (ou renouvellement). Cette définition cantonne le Contract Management aux activités du Contract Manager. Dédié à un ou plusieurs projets, le Contract Manager est garant de la bonne exécution du contrat. Il coordonne plusieurs acteurs pour assurer le respect des engagements contractuels, identifier les opportunités et les risques associés, gérer les litiges, mettre en place des démarches de progrès, etc.

Rares sont les entreprises promouvant une vision exhaustive du Contract Management, de la demande du contrat à son archivage ou renouvellement. Nous sommes pourtant convaincus que seule cette vision élargie, traduite par des processus de bout-en-bout et des outils intégrés peut permettre aux entreprises de tirer parti de l’ensemble des bénéfices du Contract Management.

Les enjeux du Contract Management se déclinent à chacune des étapes du processus (ex : performance, productivité, conformité, couverture contractuelle, maîtrise des risques, etc.). Par exemple, la productivité des processus passe aussi bien par la mise à disposition de modèles de contrats standardisés et adaptés aux besoins des prescripteurs que par la saisie automatique de données des différents systèmes d’information (ex : ERP, SI Achats, CRM, etc.), des workflows de validation simples et automatisés, l’utilisation de la signature électronique, l’accès facilité aux contrats en cours, des alertes automatiques sur les échéances à venir, etc. De la même façon, les enjeux de performance économique s’adressent tout au long du cycle de vie du contrat, du challenge du besoin au contrôle des surcoûts, en passant par la négociation.

Le premier écueil consiste donc à accorder une importance inégale, en termes de ressources et d’investissement, à l’amont ou l’aval du processus.

De plus, les deux processus sont indissociables. Rédiger un contrat, c’est anticiper son application en identifiant les risques spécifiques au contrat et les mécanismes permettant de s’en protéger. Comme l’ont montré les récents événements, le choix d’intégrer ou non une clause de force majeure peut avoir un impact déterminant dans l’exécution du contrat. De même, suivre l’exécution d’un contrat sans connaître le contexte et l’historique de son élaboration (ex : négociations menées, risques identifiés, relation avec le partenaire, etc.) est un défi au bon sens. En effet, ce manque de visibilité annihilera toute velléité de prise de décision rapide et rationnelle. Lors d’un renouvellement de contrat, la renégociation sera d’autant plus efficace si celle-ci est éclairée par la vision globale de la vie du contrat (ex : accords et compromis trouvés, litiges, performance, respect des engagements, etc.).

Les plus fins gourmets ajouteront à cette extension de périmètre l’exploitation de la donnée contractuelle. Les solutions du marché explorent les opportunités offertes par les technologies de pointe comme l’Intelligence Artificielle et le Machine Learning. Ces nouvelles technologies sont prometteuses et ont déjà trouvé plusieurs champs d’application : tag automatique des clauses d’un contrat, identification des termes à risques, des clauses manquantes, des contrats impactés par une nouvelle loi, proposition de clauses adéquates à partir d’une demande de contrat, etc. La maturité des entreprises sur ce sujet est encore faible et les plus matures d’entre elles n’en sont encore, pour la plupart, qu’à l’essai de prototypes. Les entreprises ayant déjà amorcé cette première étape garderont cependant une longueur d’avance sur l’écosystème d’acteurs avec lesquels elles interagissent.

La considération de l’ensemble du cycle de vie du contrat n’est pas le seul levier d’efficacité du Contract Management. Ses bénéfices sont décuplés lorsque l’ensemble des contrats (ex : commerciaux, de sous-traitance, de travail, etc.) sont administrés sous une gouvernance commune. Il serait bien évidemment contre-productif de mettre en place des processus strictement identiques. En revanche, l’élaboration de principes communs et l’introduction d’une contrathèque unique peuvent générer de nombreuses opportunités pour l’entreprise en lui permettant de capitaliser sur la transversalité. Disposer de l’ensemble des contrats liés à un projet (ex : contrat commercial, de sous-traitance, d’assurance, etc.) permet d’identifier des opportunités (ex : adéquation des contrats de formation aux contrats de travail), de potentielles synergies ou d’écarter certains risques. L’évolution ou la rupture d’un contrat peut avoir des conséquences importantes sur d’autres contrats. Cette base de données centralisée permet d’être réactif dans les prises de décisions et de faire les adaptations nécessaires. Cette centralisation garantit également que l’ensemble des parties prenantes (ex : Juridique, Finance, Risques, Achats, prescripteurs, Contract manager, etc.) disposent de la dernière information disponible à l’heure où les relations commerciales se font et se défont rapidement. En somme, elle permet l’accès à une base de données de qualité, car complète, unique et actualisée.

Cette approche d’un Contract management au niveau de l’entreprise et non à celui des différentes fonctions (ex : RH, Achats, Ventes, etc.) est corroborée par la nécessité de faire des liens entre les différents contrats mais aussi par la présence d’enjeux communs à l’ensemble de ces contrats. Que l’on soit dans un processus RH, de vente, d’achat, etc., la productivité des processus et la performance générée impactent directement le P&L de l’entreprise et plusieurs précautions doivent être prises pour répondre aux exigences de conformité. Quel que soit le service sondé, chacun pourra vous raconter la fois où un talent s’est désisté, où une vente a été manquée ou encore où les prix négociés sont devenus obsolètes à cause de délais de contractualisation démesurés.

Ainsi, un Contract Management couvrant l’ensemble de l’activité contractuelle de l’entreprise rehaussé par l’exploitation de la donnée contractuelle saura pleinement satisfaire vos papilles ! Traduit dans des processus simples et robustes et appuyé par des outils intégrés, il vous permettra de maximiser la valeur ajoutée des contrats au profit des métiers et d’en maîtriser les risques, dépassant ainsi la simple surveillance d’échéances et recherche d’économies.

Les outils du marché confirment d’ailleurs cette nouvelle impulsion donnée au Contract Management. La plupart des acteurs couvrent effectivement l’ensemble du processus end-to-end ou investissent dans les briques manquantes. Il en est de même pour les types de contrats couverts : les éditeurs initialement dédiés à un type de contrat étendent leurs offres pour couvrir l’ensemble des contrats de l’entreprises.