Référencement : vers une démarche d’achat plus responsable

Wavestone a lancé un questionnaire à destination du monde des Achats. Cette enquête, qui repose sur une vingtaine de questions, a trouvé un écho auprès de 69 répondants, principalement des responsables achats et acheteurs mais aussi des directeurs achats, venant de tous secteurs et majoritairement de groupes au chiffre d’affaires supérieur à 1 milliard d’euros.

Une procédure lourde et chronophage

Constat le plus frappant suite à l’analyse des résultats de l’enquête : le référencement de fournisseurs est considéré comme une procédure lourde et chronophage. En effet, pour plus de 50% des équipes achats nous ayant répondu, un quart du temps de leur l’équipe, à parfois plus de la moitié, y est consacré.

Première explication à cela, ce sont moins de 15% des équipes achats qui estiment que les outils de sourcing, d’analyse des capacités fournisseurs, de négociation et de choix sont réellement adaptés à leurs besoins.

Egalement, questionnés sur la phase d’étude approfondie du marché, les acheteurs sont près de 60% à l’avoir trouvée frustrante ou difficile voire lourde : la plupart d’entre eux n’avaient aucun moyen d’accéder aux informations utiles ou ne savaient comment mener le référencement.

Extrait du questionnaire : Lors de la construction de vos panels, la phase d’étude approfondie du marché vous a semblé être :

Une contractualisation sécurisée et facilitée…

Si les acheteurs allouent une grande partie de leur temps au référencement c’est en premier lieu pour être en capacité de maitriser les enjeux de la contractualisation (60%). En effet, le plus grand nombre s’accorde sur le fait de vouloir « sécuriser les conditions d’accès aux biens et services » en encadrant la définition des « conditions commerciales et contractuelles ».

Extrait de réponse ouverte : « Le référencement est une excellente manière de négocier des contrats de référencement sans engagement qui encadreront les futures commandes de prestations ou de services. Un bon moyen d’accélérer le process de contractualisation ! ». Franklin Brousse, Cabinet +AVOCATS

… Mais des engagements pas toujours tenus

Pour autant, lorsque des engagements sont fixés, qu’ils soient réciproques ou uniquement portés par le fournisseur, près de 40% des répondants admettent qu’ils ne sont globalement pas… tenus. Un tiers d’entre eux reconnait d’ailleurs ne pas posséder d’outil pour assurer la conformité des référencements et s’ensuivent alors des procédures de « renégociation », « pénalités », voire même, de « déréférencement ».

Extrait du questionnaire : Lors du processus de référencement de vos fournisseurs, pour la partie Conformité (déploiement des fournisseurs référencés, suivi des dépenses, etc.), vous diriez de vos outils qu’ils sont :

Des objectifs atteignables mais contraignants

Lorsqu’ils sont respectés, les acheteurs espèrent tirer de leurs référencements plus de « sécurité juridique », une meilleure « rationalisation de leur panel », et un réel « partenariat et pilotage » de leur fournisseurs. Ce dernier objectif corrobore d’ailleurs avec les points positifs réellement constatés des référencements. Arrive en seconde place le « gain en efficacité/productivité », et enfin, les « tarifs préférentiels et maitrisés ».

Néanmoins, les acheteurs reconnaissent que les référencements « contraignent le changement », sont « peu flexibles » et n’obligent pas les fournisseurs à se « remettre en cause » pour coller à leurs besoins. Ils sont d’ailleurs 90% à craindre de passer à côté de fournisseurs innovants s’ils ne mènent pas une veille permanente. Ainsi, sur les familles portant des référencements, 4 acheteurs sur 5 déclarent travailler avec des fournisseurs non référencés, ce qui, pour la moitié d’entre eux, pose des problèmes de pilotage de la dépense, relation fournisseur ou encore conformité.

Extrait du questionnaire : Dans le cas où aucune veille permanente n’est menée, necraignez-vous pas de passer à côté de certains challengers innovants (notamment des PME ou des start-up) ?

Une pratique approuvée… faute d’alternative ?

Malgré la lourdeur et les contraintes que peuvent imposer les référencements, la plupart des équipes achats interrogées (75%) en sont plutôt satisfaites. A leurs yeux, référencer un fournisseur est un « levier d’aide au choix » qui facilite leur quotidien, mais également un « levier de performance économique » et enfin, un « moyen d’animation du marché fournisseur ».

Extrait du questionnaire : Etes-vous satisfait par les référencements fournisseurs que vous menez ?

De plus, si la grande majorité ne travaille pas toujours avec des fournisseurs référencés, 3 acheteurs sur 5 déclarent concentrer plus de 50% de la dépense sur les fournisseurs référencés et n’hésitent pas, pour imposer les référencements, à « embarquer/communiquer avec les prescripteurs » au moment du choix.

Interrogés sur leur connaissance d’alternatives au référencement de fournisseurs, presque tous les répondants ont botté en touche. Seule une minorité a proposé d’instaurer « un comité d’innovation », la « diffusion de best practices », le « sourcing opportuniste » ou encore l’identification d’un « pool de fournisseurs ».

En conclusion, il apparait au travers de cette enquête que le référencement demeure chronophage et est parfois considéré comme un frein pour capter l’innovation. Pour autant, cela reste une pratique plébiscitée par les équipes achats notamment car elle contribue à sécuriser la contractualisation.

Tout compte fait, une version « à la page » du référencement, apportant plus de souplesse et d’engagements, ne serait-elle pas la bienvenue dans une démarche d’achats plus responsables ?