Les incontournables pour animer vos sessions de mobilisation de l’intelligence collective dans un format hybride mêlant présentiel et à distance
En 2020, le Covid-19 frappait de plein fouet l’économie mondiale. De nombreuses activités ont été mises en pause ou transposées à distance avec plus ou moins de succès. Parmi elles, le travail à distance a brusquement contraint les entreprises à repenser l’environnement de travail des collaborateurs et à adopter de nouveaux modes de travail. Ces derniers mettant agilité, flexibilité et virtuel au cœur de la réflexion, ils ont provoqué une adaptation numérique à grande vitesse, qui perdurera dans le temps. En effet, selon une enquête menée en mai 2020 par l’ANACT (Agence nationale pour l’amélioration des conditions de travail), 88% des 8 675 personnes interrogées souhaitent poursuivre occasionnellement ou régulièrement le télétravail à l’issue de la crise sanitaire.
Face à cette évolution, l’émergence d’un format « hybride » mêlant présentiel et distanciel se fait pressentir. Il apparait donc nécessaire de repenser les outils de collaboration actuels afin de s’y adapter. Pour vous aider dans cette réflexion, nous vous partageons nos 5 principales convictions sur l’animation de l’intelligence collective post-COVID.
I. LA DIVERSITE SERA VOTRE FORCE : TAILLE DU GROUPE ET SEQUENCE DE TRAVAIL
A distance ou en présentiel, les fondamentaux de l’animation d’une session d’intelligence collective seront vos meilleurs alliés pour penser et structurer votre animation :
- Alternez entre les différents temps de réflexion: individuel, petit groupe, grand groupe
- Alternez séquence d’émotion et séquence de production
- Catalysez la réflexion collective avec une dynamique en fuseau
- Adoptez une posture de facilitation offrant au groupe de travail liberté, écoute, respect, implication et positivité
a. Alternez entre les différents temps de reflexion
Commencez par adapter la taille de vos groupes de travail en fonction des objectifs de chaque séquence :
- Les travaux individuels permettent d’impliquer chaque participant dans la production : on se forge un avis indépendant de celui des autres et on se sent responsable de ce qu’on propose. Ces temps sont le terreau de réflexions collectives productives.
- Les travaux en petit groupe (3-8 personnes) favorisent l’approfondissement d’idées en permettant un débat à taille humaine. On peut creuser les propositions, confronter les avis et surtout enrichir la production d’autres points de vue.
- Les grands groupes et les plénières permettent de synthétiser et partager des réflexions. On s’appuiera principalement sur des synthèses exprimées par les rapporteurs des sous-groupes et sur les fonctions de vote.
Attention ! A distance, un groupe devient plus vite grand qu’en présentiel. On risque de se couper la parole, on ose moins se lancer et on capte moins d’informations non verbale. Si bien qu’avec une dizaine de participants, on peut déjà rencontrer des difficultés pour organiser la répartition de la parole sans recourir sans cesse à des tours de table.
Pour ce qui est de la prise de parole de vos participants, ces seuils pourront vous guider :
- Jusqu’à 15 personnes, sentez-vous libre d’organiser des débats ouverts
- Entre 15 et 30 personnes, évitez le débat ouvert et préférez reformuler / synthétiser en demandant s’il y a une réaction
- Au-delà de 30 personnes, vos échanges seront principalement écrits (chat, sondage…)
A noter que les présentations descendantes (top-down) sont à éviter autant que possible. Si vous êtes contraints d’en faire une en grand groupe, nous vous conseillons d’utiliser les fonctionnalités d’interaction d’un outil de production collective tel que Beekast (nuage de mot ; rating ; ranking ; QCM ; question simple ou double…) pour dynamiser l’échange. Ces interactions permettent d’impliquer les participants, en particulier s’ils s’aperçoivent qu’ils ont une influence sur la présentation en cours. N’hésitez pas également à passer par un outil de sondage en posant une question à la fin de chaque séquence de votre présentation par exemple.
b. Alternez entre séquence émotion et production
Pour maintenir l’attention de vos participants, veillez à alterner entre séquence d’émotion et séquence de production.
- Les séquences dites d’émotion permettent aux participants d’exprimer un ressenti, une humeur. On peut s’y dire optimiste ou pessimiste, pour ou contre, satisfait ou insatisfait…
- Exemples de séquences émotion: icebreaker, blind test, session d’expression du ressenti avec des cartes Dixit, remerciement à un des participants (dans le cadre d’une animation pour une équipe projet), escape game…
- Les séquences de production consistent à réaliser le livrable de l’animation depuis les premières idées jusqu’à la convergence finale vers un format partagé à tous les participants.
- Exemples de séquences production: brainstorm, session de vote, production sur une trame…
c. Catalysez la reflexion collective avec une "dynamique en fuseau"
Généralement, un déroulé d’atelier ou de séminaire se compose de plusieurs séquences, chacune d’elle ayant un objectif propre qui vient alimenter la conclusion finale des travaux. Cet objectif propre doit donc être défini avant de choisir votre animation.
Pourtant, quel que soit l’objectif, une logique commune à différents types de séquences se dégage. Nous parlons de « dynamique en fuseau » :
- Foisonnement d’idées
- Exploration des propositions
- Convergence
Par exemple, on retrouve cette dynamique en fuseau dans des méthodes classiques telles que le brainstorm simple ou dans des méthodes plus élaborées comme le jeu de l’enveloppe :
- Réflexion individuelle : foisonnement
- Relecture et complément des idées par l’animateur : exploration
- Regroupement des productions par affinités et sessions de votes : convergence
- Réflexion individuelle : foisonnement
- Travail en sous-groupe sur les propositions contenues dans une enveloppe : exploration
- Partage des propositions retenues par les sous-groupes en plénière : convergence
d. Adoptez une posture de facilitation
Pour animer, il vous faudra adopter une posture de facilitateur tout au long de la session :
- Soyez à l’écoute des participants et adaptez les consignes et le rythme en fonction des réactions
- Gérez les silences : évitez de vous précipiter pour prendre la parole et laissez venir les participants
- N’hésitez pas à solliciter nominativement un participant
- Prenez en compte les éventuels débats et divergences d’avis de vos participants (en notant « DEBAT » par exemple)
- Mettez votre expertise sur le fond au second plan
Et n’oubliez pas : si tout ou partie de vos participants sont à distance, les incontournables du présentiel (l’ordre du jour, le temps de pause, l’annonce du timing, la conclusion…) vous seront d’une grande aide pour leur donner des repères familiers et faciliter leur adhésion à l’échange.
LE PETIT CONSEIL EN PLUS !
J’anime un très grand groupe que j’aimerais faire travailler en sous-groupes, j’ai une solution pour les répartir en sous-groupes facilement ?
- Les outils de communication Teams et Zoom proposent une option appelée « Breakout rooms» qui vous permettra de séparer votre groupe de travail en plusieurs sous-groupes. En tant qu’organisateur de la réunion, vous pourrez y affecter vos participants et naviguer de groupe en groupe pour suivre l’avancement de chacun.
NOS RETOURS D’EXPERIENCE !
Session de formation interne, 15 participants
Raconté par Alexandre R. (consultant Energy, Utilities & Transport)
- Sur l’alternance entre les différents temps de réflexion
En interne, nous organisons des demi-journées de formation à distance pour les consultants (environ 15 participants par session de formation). Ces formations commencent par des travaux individuels pour permettre à chacun de s’approprier le sujet, les éléments sont ensuite partagés en plénière à l’ensemble des participants pour permettre d’ancrer le message et de rebondir éventuellement sur certaines idées individuelles. Un créneau de pause de 20 minutes est également primordial pour maintenir l’attention des participants tout au long de la formation.
Atelier de formation client à distance, 10 participants
Raconté par Marine C. (senior consultante Digital & IT Strategy)
- Sur l’alternance entre les différents temps de réflexion
Nous avons construit une formation à distance pour mon client sur une demi-journée. Les 10 participants ont été réunis pour une présentation descendante avec quizz et compte-rendu à l’issue de celle-ci ; ils ont ensuite été répartis en petits groupes pour travailler sur des cas pratiques avant de restituer les éléments en plénière.
II. PRENEZ LE TEMPS DE FAIRE CONNAISSANCE
Un incontournable au bon démarrage de votre session d’intelligence collective : l’« icebreaker », moment convivial qui vise à embarquer vos participants. Il est d’autant plus important à distance, avec 39% des salariés du secteur privé qui identifient les difficultés d’échanges entre collaborateurs comme principale difficulté rencontrée depuis la mise en place du télétravail dans le contexte COVID-19*.
Que vos participants se connaissent ou non, démarrer votre session de travail par ce petit temps informel offrira à chacun la possibilité de s’exprimer et de se sentir partie prenante de l’avancement du groupe.
En fonction de l’objectif de votre animation, on vous partage quelques-uns de nos icebreakers préférés :
CAS 1 / Vos participants se connaissent et vous souhaitez renforcer et souder le collectif ?
Demandez à chaque participant de mettre un post-it avec son nom à côté d’une image qui représente le mieux son humeur du jour. Cet exercice peut aussi se faire à l’oral uniquement (dans le cadre de la gestion de projet par exemple, demandez à vos collaborateurs leur météo du jour avant de discuter du projet sur lequel vous travaillez)
Demandez au groupe d’identifier qui, selon eux, est le plus susceptible de faire certaines choses (faire du trampoline, manger toute une boîte de chocolats, porter un pull en été…)
En amont de votre animation, demandez à vos participants de vous envoyer en privé une photo d’eux enfants. Au début de la séance, faites défiler les photos en demandant aux participants de deviner de qui il s’agit.
CAS 2 / Vos participants ne se connaissent pas ou peu et vous souhaitez les inciter à se dévoiler aux autres ?
Partagez un fond à vos participants avec plusieurs images (des personnages connus, des animaux, des personnages de dessins animés…). Demandez à chacun de mettre un post-it avec son nom sur l’image qui lui correspond le plus. A l’issue de l’exercice, laissez la parole à chacun pour expliquer son choix.
Si vos participants sont éparpillés sur le territoire français ou dans le monde, partagez-leur une carte géographique et demandez-leur de mettre leur nom et/ou leur photo sur leur géolocalisation actuelle.
En amont de votre animation, demandez à chacun d’envoyer 3 informations qui le concernent, une d’entre elles devant être fausse. Aux autres participants de deviner laquelle !
LE PETIT CONSEIL EN PLUS !
Je n’ai pas beaucoup de temps à consacrer à l’icebreaker, s’il ne sert qu’à créer du lien je peux peut-être m’en passer ?
- Attention, à distance l’icebreaker n’a pas uniquement une fonction sociale. Il permet aussi de s’assurer que tous les participants ont bien pris en main les outils nécessaires pour collaborer pendant la séance.
NOS RETOURS D’EXPERIENCE !
Séminaire client à distance et 100% international
Raconté par Da-Nhat N. (manager Digital & Emerging Technologies)
Nous avons démarré le séminaire en évoquant les plats caractéristiques de nos pays / régions, afin de faire émerger le sentiment à la fois d’appartenance à l’Europe, et de reconnaissance de sa diversité. Les 10 participants écrivaient un post-it avec leur nom, leur provenance, et y associaient une photo de leur plat national / régional favori. Nous avons conclu le séminaire en exprimant un rêve commun sur les possibilités de travailler ensemble à distance, et sur les espoirs portés par chacun. Nous avons passé quelques instants à créer une image mentale de l’atelier pour ancrer ces impressions.
Le résultat : des souvenirs très nets et précis des personnes avec lesquelles les participants ont pu travailler et échanger durant le séminaire, et un véritable lien émotionnel, au-delà de la simple production des idées. Je me souviens du plat présenté par une participante Lithuanienne. J’ai envie de goûter à ce plat un jour, de me rapprocher culturellement de cette personne, et je m’en souviendrai pendant des années peut-être.
Les participants sont unanimes sur la force du lien que nous avons créé : suite à l’atelier, certains ont pris contact personnellement sur les réseaux sociaux, afin de planifier une rencontre physique.
Atelier client à distance
Raconté par Lucille G. (senior consultante Digital & Emerging Technologies)
J’ai participé pendant le second confinement à un atelier sur les icebreakers. Parmi les exercices proposés, il y en a un qui m’a marqué pour un groupe de personnes ne se connaissant pas en amont : 5 min de cohérence cardiaque (comme présenté ici). J’étais un peu sceptique mais cela a vraiment bien marché dans mon groupe : nous étions tous plus détendus, plus ouverts à l’échange et le groupe a été lié par une expérience commune qu’il venait de vivre (sentiment d’appartenance). Cela a aussi permis de briser la glace en prenant quelques minutes pour que les participants expriment leur ressenti sur ce qu’ils venaient de vivre. Cet atelier s’adapte bien à distance, mais est encore plus efficace a priori en physique pour accentuer l’expérience “commune” (et aussi dans le cas où on aurait des participants réticents, qui seraient plus à-même de se prendre au jeu s’ils voient le reste du groupe faire l’exercice). Et il n’a pas de limite en nombre de participants !
III. REFLECHISSEZ AU CHOIX DE VOS OUTILS
Avant de débuter votre session d’intelligence collective, identifiez les fonctionnalités attendues des outils que vous utiliserez. Chaque fonctionnalité apporte son lot d’opportunités et de contraintes lors de l’animation et il s’agit souvent de trouver l’équilibre entre complexité d’utilisation et flexibilité des activités possibles. Dans tous les cas, il vous faudra probablement faire appel à :
- Un outil audio et vidéo, pour vous parler, vous entendre, vous voir
- Un outil de présentation, pour partager votre écran, prendre des notes
- Un outil de production collective, pour collaborer et produire ensemble
Des outils tels que Teams ou Zoom pourront par exemple être utilisés en tant qu’outil audio / vidéo et de présentation et votre choix pourra dépendre des licences mises à votre disposition.
Pour ce qui est des outils de production collective, et en fonction de la finalité de votre animation, une myriade d’outils existe :
La taille du groupe est fondamentale dans le choix de l’outil utilisé pour l’animation :
- Des outils de sondage tels que Sparkup ou Kahoot vous permettront par exemple d’interagir en grands groupes de travail
- Des outils de communication (Teams, Zoom, Google Meet…) couplés à des outils de co-construction (Mural, Miro…) vous permettront de faciliter l’échange en petits groupes
Et n’oubliez pas de vérifier la disponibilité de licences et la sécurité des outils que vous choisirez d’utiliser.
LE PETIT CONSEIL EN PLUS !
Comment je fais pour être sûr de ne pas perdre mes participants avec trop d’outils ?
- Limitez-vous à 2 outils de présentation et/ou de production en parallèle de votre audio. Si vous animez une formation à distance d’un groupe d’une quinzaine de personnes, vous pouvez par exemple utiliser Teams pour l’audio / vidéo et le partage d’écran ainsi qu’un outil de production collective tel que Mural pour la co-construction en demi-groupe.
NOS RETOURS D’EXPERIENCE !
Animation client à distance
Raconté par Damien M. (partner Energy, Utilities & Transport)
Nous avons fait beaucoup d’animations chez mon client actuel. Les équipes travaillent sur Google Meet et acceptent parfois d’utiliser Mural pour de la production collective. Selon les publics et ce que l’on cherche à faire, nous mettrons plus ou moins d’intensité sur l’utilisation de Mural (« trop d’animation tue l’animation »). La forme la plus efficace chez ce client reste la discussion ouverte avec prise de notes.
Mission client en présentiel et à distance
Raconté par Chloé B. (consultante Energy, Utilities & Transport)
Chez mon client, le support de production original et pré-travaillé permet de capter l’attention et de mieux faire émerger les idées.
IV. A DISTANCE, LA MINUTE COMPTE DOUBLE
En fonction de vos objectifs et de l’intérêt de vos participants, le temps consacré aux différentes séquences de votre animation peut varier.
En tant qu’animateur, vous devez faire preuve de souplesse en…
- …adaptant votre déroulé en temps réel
- …vous ancrant dans les finalités et résultats à atteindre
- …respectant le temps imparti
Si vous constatez par exemple que vos participants ne sont pas réceptifs à l’échange ou que des points bloquants apparaissent, parlez-en ouvertement et évitez de passer cela sous silence.
Les séquences en distanciel s’aménagent et se planifient différemment d’un déroulé présentiel pour exploiter le potentiel des outils à disposition. Deux constantes se retrouvent :
- La production individuelle et les votes se font quasi-instantanément, on peut donc massivement s’appuyer dessus pour foisonner et converger en un éclair. En plus les productions sont souvent visibles par tous, permettant aux participants de s’inspirer entre eux.
- La mise en place de plénières et de sous-groupes est plus laborieuse. Respectivement pour des questions d’interactivité et pour des raisons logistiques, on tâchera de limiter ces formats dans la mesure du possible mais sans oublier leur caractère essentiel pour partager et converger.
Enfin, prévoyez une durée limite à l’animation distancielle ou en format hybride : par exemple, un séminaire en présentiel qui a lieu sur une journée entière pourra être transposé en 2 demi-journées à distance.
LE PETIT CONSEIL EN PLUS !
J’ai perdu du temps pendant mon atelier, comment me rattraper ?
- Réduisez les temps de prises de paroles lorsque cela est possible, par exemple en synthétisant vous-même les productions
- Privilégiez des introductions et conclusions courtes (pas plus de 10 minutes) pour laisser plus de temps à l’échange et au partage
- Réduisez les temps de production en mettant les participants sous la pression d’un délai court pour terminer, par exemple, en annonçant qu’il reste 2 minutes. Généralement cela permet de faire ressentir aux participants qu’il est grand temps d’écrire leurs idées.
Si vous utilisez un outil de production collective (Mural, Klaxoon, Miro…), ne pas afficher le temps prévu pour chaque séquence vous laissera également plus de liberté !
NOS RETOURS D’EXPERIENCE !
Formations à distance chez le client
Raconté par Marine C. (senior consultante Digital & IT Strategy)
Pour une série de formations à distance, nous pensions pouvoir réunir phases descendantes et cas pratiques dans le temps prévu. La première session nous a prouvé le contraire et nous avons donc créé des sous-groupes de travail pour remotiver les équipes lors de la session suivante.
Animation interne à distance
Raconté par Fanny D. (consultante Energy, Utilities & Transport)
Afin de préparer une animation interne destinée à près de 300 consultants, nous avons organisé une session de tests avec 12 personnes réparties en sous-groupes de 6. Une fois les participants envoyés en sous-groupe, l’animateur présentait le sujet de la séquence à l’un des groupes tandis que l’autre patientait. Les 5 minutes d’attente de l’animateur ont paru une éternité pour le second groupe, chacun ayant gardé micros et caméras coupés.
V. FAITES VOS TESTS !
Animer des groupes de travail à distance ou dans un format hybride suppose de faire appel à des outils digitaux maîtrisés et dont on s’assure du bon fonctionnement. Comme vous le feriez pour un entretien d’embauche, répéter et vous entrainer vous aidera à contrôler au mieux le rendu final (temps, questions éventuelles, prises de parole…).
Dans le cas où vous seriez amenés à collaborer avec des personnes extérieures à votre entreprise, cette phase de test garantira l’accès aux outils retenus à l’ensemble des participants :
- Si vous comptez utiliser un outil de production collective, vérifiez dès le choix de l’outil si les participants auront besoin d’un compte ou d’une licence pour participer (en tant que visiteurs) et assurez-vous de disposer des dits comptes et licences
- Si vous ne savez pas s’il existe des restrictions de sécurité relatives aux outils retenus, demandez à l’un de vos futurs participants de prendre quelques minutes pour tester ce point avec vous. Si vous utilisez un outil de production collective auquel il est possible d’accéder sans licence, envoyez-lui un lien visiteur pour vérifier qu’il peut se connecter.
LE PETIT CONSEIL EN PLUS !
Et si je ne sais pas si mes participants sont à l’aise avec le numérique ?
- Prévoyez un temps de prise en main de l’outil dès le démarrage de la session et affichez à vos participants les coordonnées d’un support technique tout au long de votre animation. Pour un très grand groupe de travail, une personne de votre équipe d’animation pourra être exclusivement dédiée au support.
NOS RETOURS D’EXPERIENCE !
Animation client à distance
Raconté par Damien M. (partner Energy, Utilities & Transport)
Pour une animation à distance chez mon client, nous nous sommes rendu compte que nous ne pouvions pas voter sur des post-its au moment des tests réalisés en amont. Cela nous a permis de ne pas perdre de temps le jour J.
Animation client à distance
Raconté par Chloé B. (consultante Energy, Utilities & Transport)
Lors d’une animation à distance pour mon client sur Mural, nous n’avons pas pensé à bloquer les formes de certaines zones de travail, ce qui peut rendre la session moins cadrée, voire brouillon.
Alors qu’en 2021, 54% des salariés ont le sentiment d’avoir une plus grande capacité d’innovation et d’être plus créatifs à distance, et que 74% préfèrent animer une réunion sur site plutôt qu’à distance*, il semble primordial d’imaginer aujourd’hui les fonctionnements de l’animation de demain.
A cela s’ajoute le rythme de télétravail idéal identifié par ces derniers : 2 jours de télétravail par semaine*. Des chiffres qui nous laissent à penser que le monde du travail adoptera un format hybride mêlant présence de certains et éloignement d’autres. Plus que jamais d’actualité, les convictions que nous vous partageons dans cet article vous donneront les clés du passage à l’animation d’intelligence collective d’après crise.
* Référence : Baromètre annuel Télétravail 2021 publié par Malakoff Humanis
Merci à Fanny DARRIEUX et Alexandre RAKOTOALIVONY pour leur contribution !
